派遣スタッフ心得

さすが「仕事のプロ！」といわれる派遣スタッフになるために

1.あいさつの重要性

あいさつはコミュニケーションの基本です。お互いの関係をスムーズにするため、相手に伝わるようしっかり声を出して心と気持ちを伝えましょう。

2.社会人としての身だしなみ

• 外見で仕事も判断されます。ビジネスにふさわしい服装を
• 清潔感を第一に
• 健康管理も外見マナーの要素です

派遣先で接する人は、性別や年代もいろいろです。職場にふさわしい身だしなみを心がけましょう。 周囲はあなたをしっかり観察し、厳しい評価を下していることを念頭におきましょう。

• 服装は下をボーダーラインにしないように注意しましょう
  （隣の人が着ているから･･･×）
• 身だしなみとおしゃれの違いは？
  身だしなみ：他人に不快感を与えない おしゃれ：自分の楽しみ
  ＊ 夏場であって素足、ミュール（足音が意外と響きます）は職場にふさわしくありません。

3. 時間厳守と時間管理

• 職業意識や時間感覚は出社時刻にあらわれます (4.参照)
  電車の遅れや交通渋滞があっても遅刻しないように余裕をもちましょう。
• 休憩時間でも5分前には着席しましょう
  時間ぎりぎりにオフィスに戻るのは見苦しいものです。余裕をもってスタンバイしましょう。
• 離席するときは一声かけて
  トイレ以外は行き先と所要時間を周囲に告げておきましょう。離席中に電話がはいったりするかもしれません。会社に束縛されるのではなく自分の仕事をスムーズに行うためのマナーです。
• 外出する際には行き先を告げて
  所定のボードがある場合には行き先、帰社予定時刻を書き込み帰社予定時刻に遅れるときはこまめに会社に連絡をいれましょう。
• スケジュール管理
  仕事の優先順位をつけた上で割り振り、できるだけ効率よくこなせるように工夫しましょう。
• 仕事の納期
  いつもの納期感覚をもち目安をつけましょう。
  時間にルーズというレッテルを貼られないようにけじめをつけましょう。

4.出退社の基本

余裕をもって出ましょう。始業時刻までに到着すれば…なんて思っていてはついつい遅刻しがちになります。だいたい１０分くらい前に席につけるようにこころがけ、その日一日スムーズに仕事ができるよう準備をしましょう。時間があるからといって携帯電話をいじったりするのはいけません。終業時は、時刻前から帰る準備をしたり、周りへのあいさつをしないで帰るようなことはがないように気をつけましょう。必ず、「お先に失礼します」とあいさつし、仕事が途中であれば報告もして上司の指示をあおぐようにします。

5. 遅刻、早退、休暇のルール

• 突然の交通機関のトラブルなどで遅刻してしまう場合､わかった時点ですぐに連絡をしてどれくらい遅れるかを告げましょう。
• 突然　遅刻、欠勤する場合、始業１０分前までに直属の上司に電話で連絡します。メールでの連絡は不適切です。また、なぜ遅れるのか、休むのか理由をはっきり伝えましょう。
• 有給休暇をとる場合は、仕事のスケジュールを見て判断します。長期の休暇を取る場合には、周りの状況を確認し時間的に余裕をもって申請します。また繁忙期には休まないようにします。

6. 電話のかけ方、受け方

• 電話をかける場合
  社名と氏名を名乗り用件を話したら、相手が話せる状態なのか確認しましょう。特に、携帯電話にかける際は、すぐ相手の状況を確認してこのままはなせるかどうか必ず確認しましょう。
• 少し待たせた場合
  「お待たせしました」と謝罪し、しばらく待たせてしまいそうな場合は、「申し訳ございませんが、少々時間がかかりますのでのちほど折り返しお電話をさしあげたいと思いますが、よろしいですか？」といったん切ってかけ直しましょう。
• 電話を受ける場合
  

  担当者が電話中の場合

  「申し訳ございません。○○はただいま他の電話に出ておりますので、終わり次第、こちらから折り返しお電話をいたしますが、いかがでしょうか？」とし、相手の指示にしたがいましょう。

  携帯番号を聞かれた場合

  外部の方から社内の人の携帯番号を聞かれても勝手に教えてはいけません。あくまでもこちらから折り返しお電話をしてもよろしいですか？」として、担当者に連絡します。
  (はじめから名刺に書かれている場合はOK)

  担当者が不在の場合

  接客中：「あいにく席をはずしておりますので、戻り次第折り返しお電話をいたしますが、いかがでしょうか？」
  外出中：「申し訳ございません。○○はあいにく外出しており、××時には戻る予定ですが、戻り次第折り返しお電話をいたしますが、いかがでしょうか？」
  
  担当者が休憩などで不在の場合も「申し訳ございません。○○はただいま席をはずしており、××時に戻る予定です」として、具体的に伝える必要はありません。

  ＊ コール音3回までにとりましょう
  ＊ 明るい声で丁寧に話しましょう
  ＊ 自社名を丁寧に名乗りましょう
  ＊ 相手を正確に確認しましょう(会社名、名前)
  ＊ 必ず復唱、メモをとりましょう
  ＊ 終わったら受話器を静かに置きましょう
  (かけた方から切るのが原則ですが目上の場合には相手が切るのを待ちます）

○電話応対は会社の信用や信頼を築き、企業の第一印象を決定づける重要な仕事です

7.基本的言葉づかい

よく使われる動詞	尊敬語	謙譲語
言う	おっしゃる	申し上げる
聞く	お聞きになる	伺う、承る
見る	ご覧になる	拝見する
来る	いらっしゃる	参る
する	なさる	いたす
知る	ご存知	存じ上げる

敬語の慣用句

肯定する	かしこまりました
否定する	そのような事はございません
詫びる	申し訳ございません
依頼する	恐れ入りますが…していただけませんでしょうか
聞き返す	恐れ入りますがもう一度お願いいたします
都合を聞く	いかがでしょうか

• 「たぶん」「だいたい」「〜かもしれない」などあいまいな言葉は避けましょう。その場で明確な回答ができないようであれば、「申し訳ございません。私ではわかりかねますので後ほど改めてご連絡させていただきます」と対応しましょう。
• 否定語はできるだけ使わず、柔らかい言い回しにしましょう。
• マジックフレーズ（気配り言葉）、クッション言葉を有効につかいましょう。
  恐れ入ります（が）、よろしければ…
• 語尾ははっきり！
  「〜をお願いしたいのですが…」→「〜をお願いします」
• 若者言葉は使わないようにしましょう。
  「〜でよろしかったでしょうか」「〜のほうでよろしいですか」→×

8. 報告の基本

「ホウレンソウ」って？

ホウ	報　告
レン	連　絡
ソウ	相　談

仕事は「指示に始まり、報告で終わる」といわれています。
報告すべきタイミングは、「○○の件でご報告したいのですが、少しお時間いただけますか」と切り出し、指示された仕事が終わったら、上司から聞かれる前に報告しましょう。また、報告は指示命令を出した人に直接行います。まず結論から報告し、経過は手短にし、さらに詳細を求められたら詳しく報告しましょう。これは仕事を円滑に進めていく上での基本です。

9.指示の受け方

まずメモと筆記用具を準備しメモをとりながら指示を聞き、不明点は必ず確認しましょう。
また、受けた仕事量にあきらかに無理がある場合、その旨を話すか「○×だったら可能ですが・・」と妥協案を提示するのもいいでしょう。単に「できません」だけでは、能力的に無理では？と思われてしまいますし、逆にできる見込みもないのに安請け合いをしてしまうと周りに迷惑をかけてしまいます。

10.肩書き、呼び方のルール

• 社内での上司や同僚
  「○○課長」「支店長」など基本的には役職名で呼びましょう。 同僚や後輩は「××さん」で呼びます。呼び方は会社によって違います。回りの上司や先輩を見て判断し、臨機応変に対応しましょう。
• 社外の人に対して
  名字のみで「課長の田中」とし、自分の上司でも「課長の田中はただいま席をはずしております」と対応しましょう。
• 封書などに相手方の名前を書くとき
  「鈴木部長様」は不適切です。「総務部長　鈴木様」が正解です。

11. ビジネス文書の基本 (メール)

ビジネス文書には一定の形式とルールがあります。会社によってフォームなど決まりがある場合、ルールにしたがいましょう。

• 一文書一案件（件名は重要）
• 書式はA４、横書きが基本
• ポイントは内容を正確に伝え、箇条書きにまとめると
  見やすいでしょう

また、使用頻度の高い文書はフォームを作成し、部分的に差し替えるだけにすると便利で仕事がはかどります。

• 書類送付の基本
  「送付状」は届いた荷物の内容確認をするための意味もあります。したがって、簡単なあいさつ文の他に送付物の内容を箇条書きで記しておきます。
• コピーの取り方
  拡大、縮小、複数枚のコピーを取ったあとは、必ず設定を元に戻します。
• ファクシミリの基本
  ファクシミリを送信する際は必ず送付状をつけます。
   
  

Eメールの基本

あて先

ドット（ . ）ひとつ間違っただけで相手に届かなかったり、誤送される場合もあるのであて先のアドレスは一字一句正確に。

件名

内容が推察できるような適切な件名をつけましょう（忙しいときに今すぐ読むべき内容か判断できます）。

CC（副次的なあて先）

「あて先」の人の他に目を通してほしい人のアドレスを入れます。

BCC

（「あて先」「CC」に知らせず第三者に送信するためのあて先）：「あて先」「CC」双方のメールヘッダに記載されないため、知られたくない場合「BCC」に記入しましょう。

本文

手紙文のような形式的な言い回しは必要ありませんが、くだけすぎる内容もさけましょう（絵文字は厳禁。） 長文は避け（ビジネスメールに長文は不適）相手が読みやすい内容を心がけましょう。本文と資料は分け、資料は「添付ファイル」にして送信すると分かりやすいでしょう。

送信前に必ずチェック

• 相手の名前、送信先アドレスに間違いはないか
• 誤字、脱字、表記に間違いはないか
• 簡潔に内容がまとまっているか
• 機密事項にふれていないか